Qu’est-ce que la tenu comptable au quotidien ?

Qu’elle soit réalisée par le dirigeant, par un salarié ou par un cabinet d’expertise comptable, la tenue de la comptabilité vise à répondre à deux besoins. Le premier est d’ordre, légale avec la réalisation d’une liasse fiscal à transmettre aux impôts, le second est de gestion, avec la réalisation d’un bilan permettant d’avoir une vision de la société à un instant T pour prendre les bonnes décisions sur l’avenir.

1. Point de vue légale

La majorité des sociétés sont soumise à l’obligation de tenir une comptabilité. La tenu de la comptabilité d’un point de vue légale correspond à indiquer l’ensemble des opérations économique réalisé par la société durant un exercice comptable. La finalité correspond à l’envoi de la liasse fiscal et du montant de l’impôt à payer au service des impôts des entreprises dont dépend la société.

Cela permet aussi de répondre aux obligations envers les différents organismes sociaux (URSSAF, RSI…), vos partenaires (banques)  mais aussi au greffe qui attend chaque année le dépôt de vos comptes annuels. 

2. Point de vue de la gestion de votre entreprise

Le bilan est surtout important pour le dirigeant. C’est le moment ou il est possible d’avoir une idée clair de la situation de la société et donc des actions à mener pour la suite. 

Bien qu’un bilan est légalement obligatoire au moins 1 fois par exercice, il peut être intéressant de demander à votre cabinet d’expertise comptable une situation. Ce qui correspond à un bilan mais qui ne sera pas déposé aux impôts,  en cours d’année pour vous permettre de piloter votre entreprise sur les mois restant avant le bilan définitif et éviter toutes mauvaises surprises. 

Le bilan vous permet d’analyser les faiblesse et les forces de votre entreprise, de faire un point sur les dettes que vous avez auprès des organismes et fournisseurs, des créances dont vous attendez le paiement. Enfin il est l’élément qui vous permet de connaître les prochaines échéances et donc les sortie d’argent à prévoir. C’est aussi grâce à ce document que vous pouvez arbitrer entre votre rémunération et dividende et mettre en place une optimisation efficace.

3. Quelle organisation choisir ?

La société doit s’organiser de manière à conserver l’ensemble des documents qui lui permettra de justifier les dépenses et encaissements et toutes opérations économiques réalisées par la société. 

Pour être sûr de ne pas oublié un document, une bonne organisation est donc nécessaire. Cela passe par le fait de ne pas effectuer de paiement à un prestataire  sans avoir obtenu la facture, s’assurer que la facture est au nom de l’entreprise,  de bien demander l’échéancier d’emprunt à votre banque une fois celui-ci débloqué, ne pas oublier de demander le ticket après un repas professionnel. 

Une fois les documents obtenu, il est nécessaire de les classer. Il existe alors différentes méthodes :

Si vous êtes plutôt “papier” :

  • Vous pouvez effectuer un classement des justificatifs mois par mois en rangeant les documents dans des pochettes une pour chaque mois de l’exercice, cela fonctionne aussi avec un classeur et des intercalaires pour séparer chaque mois. N’oubliez pas de mettre à part les factures non réglée pour ne pas avoir de relance. Concernant les factures de ventes, le mieux est de les ranger par numéro de facture, en ordre chronologique
  • L’autre méthode peut être un rangement par nom de fournisseur et date chronologique

Si vous êtes plutôt démat’ :

  • Dans ce cas la démarche est la même que pour le 1er point mais avec la création de dossiers sur votre ordinateur.

Si vous êtes atteint de la phobie administrative ou fan du “tout en ligne” :

  • Si le trie et le rangement n’est pas votre fort alors le mieux est d’utiliser des applications qui possède la valeur probante comme notre partenaire Tiime. Il vous suffit alors d’envoyer vos justificatifs sur les applications, celles si sont sauvegardées et rattachées au mouvement bancaire une fois la facture payée. La valeur probante vous permet de ne pas être obligé de conserver le document original.

En réalité le choix de votre organisation va beaucoup dépendre de votre activité.

En effet pour une activité dans lequel les modes de paiements sont principalement les chèques, les espèces avec la tenu d’une caisse et, où la majorité des factures reçus sont papiers alors il est préférable de choisir un cabinet ou vous pouvez déposer, chaque mois, vos documents comptables.

Pour une activité ou la majorité des dépenses et recettes sont effectué par virement avec un libellé précis, carte bleu et ou la majorité des factures vous sont transmises par PDF, un cabinet doté d’outil technologique pour la transmission des documents sera plus appréciable.